כדאי להקדים ולשריין תאריך לפחות חודשיים עד שלושה חודשים לפני האירוע. מנגני תופים מבוקשים מאוד, אם תזמינו אותם בזמן, תוכלו לוודא שהם לא יהיו תפוסים ביום האירוע שלכם.
לפני שאתם בוחרים תופים כדאי להחליט מהו סגנון השירים המועדף עליכם, שירי נשמה, מזיקה מזרחית, מוזיקה חסידית, מוזיקה קלה ועוד. רק לאחר בחירת סוג המוזיקה תוכלו לבחור את חברי הלהקה שיענו על הציפיות שלכם.
כדאי להכין עם חברי הלהקה רשימת שירים שאתם אוהבים שאותם תרצו להשמיע בטקס בר המצווה.
ערכו הסכם מפורט. הדגישו את התאריך, את מקום המפגש, את שעת ההתחלה ואת שעת הסיום, את התשלום ואת המסלול שבו תעבור התהלוכה המלווה את הנער. כתבו את המחיר הסופי. לפני האירוע נהוג לשלם מקדמה בגובה של עשרים עד שלושים אחוז מהסכום הסופי, ואת שאר הכסף משלמים בסיום האירוע.
